GU02-Guía de ejecución de auditorías

Objetivo

Asistir a los equipos con información adicional sobre cómo se pueden ejecutar las auditorías para asegurar su efectividad y la correcta ejecución del Proceso de auditorías.

Contenido

¿Qué es una auditoría?

Las auditorías son procesos para evaluar objetivamente la ejecución de procesos y productos de trabajo de acuerdo a los procesos y estándares establecidos a nivel departamento. El propósito de las auditorías es ayudar a la entrega de productos de alta calidad brindando visibilidad y retroalimentación a todo el departamento de forma constante.

¿Cuáles son los tipos de auditorías?

Los dos tipos de auditorías son:

• Auditorías a procesos
• Auditorías a productos de trabajo

En ambos casos, las auditorías tienen el objetivo de verificar que se estén siguiendo los procesos de acuerdo a sus definiciones en el Manual de operaciones y que se estén cumpliendo los estándares definidos. La diferencia es que uno se enfoca en la ejecución correcta del proceso y el otro en el resultado tangible del proceso.

¿Cómo se ejecuta una auditoría?

A continuación se describe cómo se puede realizar una auditoría siguiendo cada fase del Proceso de auditorías.

Planeación

Para realizar una auditoría es necesario identificar el objetivo de la misma. Se recomienda que las auditorías se enfoquen en auditar los procesos y/o productos de trabajo que estén relacionados con el cumplimiento de los objetivos de una sola área de proceso de CMMI. Esto con el propósito de brindar retroalimentación objetiva y concreta al equipo que será auditado.

Procesos

Para hacer una auditoría a procesos, se requiere llenar la plantilla de auditoría por cada proceso a auditar. Cada plantilla se debe duplicar en el mismo documento y el nombre de la hoja deberá seguir el formato "auditoría-xx", donde "xx" es el número consecutivo de la última plantilla utilizada.

Productos de trabajo

Para hacer una auditoría a un producto de trabajo, será necesario consultar la lista de productos de trabajo y checklists. En esa lista se encuentra la liga para consultar la checklist con los criterios para auditar cada producto de trabajo. Dentro de la checklist del producto de trabajo a auditar, se debe duplicar la plantilla y el nombre de la hoja deberá seguir el formato "auditoría-xx", donde "xx" es el número consecutivo de la última plantilla utilizada.

Si el producto de trabajo no se encuentra en la lista, significa que no existe una checklist para auditar ese producto de trabajo. Para crear una checklist, es necesario usar la plantilla de checklist y agregar el documento creado a la siguiente carpeta. Además, es necesario agregar la nueva checklist a la lista de productos de trabajo y checklists.

Preparación de la auditoría

En esta fase, únicamente se requiere contactar al equipo para agendar una sesión en la que se realizará la auditoría. Es necesario mencionarle al equipo lo que se va a auditar.

Auditorías

Durante las auditorías se tiene que verificar que los procesos son ejecutados de acuerdo a sus definiciones. Por lo tanto, es necesario que el equipo de auditores tenga el proceso a la mano y vaya anotando en la plantilla todas las no conformidades identificadas.

Para los productos de trabajo, será necesario comparar los criterios de la checklist contra el producto de trabajo auditado. En caso de que el producto de trabajo no cumpla con el criterio, se deberá de marcar como una no conformidad.

No conformidad: es una fase del proceso o un criterio de un producto de trabajo que no se cumplió por completo. No existe evidencia o la evidencia no es suficiente.

Análisis de la auditoría

Durante el análisis de la auditoría, el equipo de auditores tendrá que agregar las acciones correctivas y, si es necesario, algunas sugerencias para el equipo. Esto aplica por cada no conformidad encontrada, ya sea en la ejecución de un proceso o de un producto de trabajo.

Retroalimentación

Se comparte el reporte de resultados al equipo y se define una fecha para solucionar las no conformidades encontradas. Es importante asegurarse de que el equipo entiende cuáles son las acciones correctivas. Esto se puede hacer en una sesión agendada. Es necesario anotar el nombre de las personas que fueran informadas sobre los resultados en la sección correspondiente de las plantillas.

Seguimiento

En la fecha establecida en la fase de retroalimentación, se hace una revisión de las no conformidades que se habían encontrado previamente y se verifica que se hayan seguido las acciones correctivas y las sugerencias. Se tiene que registrar de nuevo si la fase de proceso o el criterio del producto se está cumpliendo.

Escalamiento

Se recomienda que las no conformidades encontradas se solucionen a nivel equipo. No obstante, si el equipo de auditores sigue encontrando no conformidades después del seguimiento, es necesario escalar el reporte de las auditorías a los Program Managers del departamento para buscar soluciones.

Versiones

Versión	Descripción	Responsables	Fecha
1.0	Creación de guía	Pablo Valencia	14/03/2022
1.1	Corrección ortográfica	Guillermo C. Espino	7/04/2022
2.0	Ajustar guía a nueva versión de proceso	Pablo Valencia	06/06/2022
2.1	Cambio de estilo de links	Alberto Matute	07/06/2022